Nel mondo del lavoro, sempre più frenetico, le operazioni ripetitive sono all’ordine del giorno e rischiano di far perdere alle aziende tempo prezioso oltre che esporle a possibili errori umani dovuti a fretta e distrazione; in quest’ottica, l’automazione dei compiti quotidiani e dei processi in Bitrix24 può svolgere una funzione estremamente utile per permettere ai lavoratori di risparmiare tempo e di concentrarsi sulle attività più importanti e strategiche che non possono essere delegate ad un software. In questo modo, si limitano i rischi dovuti ad errori di distrazione o a dimenticanze varie e si ottimizzano le risorse aziendali. Chiaramente, per poter fare tutto questo, è necessario affidarsi ad un software in grado di assistere e gestire appieno questi processi, ad esempio il completissimo Bitrix24, soluzione di cui vi abbiamo già parlato in passato.
Indice
L’automazione dei flussi di lavoro costanti e ripetitivi
Di fondamentale importanza è l’automazione dei flussi di lavoro quotidiani in quanto permette di risparmiare tempo ed energie nella gestione di compiti importanti ma ripetitivi e che possono essere schematizzati e strutturati. In questo modo, analizzando il flusso e sviluppandolo nel software, è possibile impostare una serie di operazioni automatiche per la gestione dei flussi e dei processi. Facciamo un esempio, è possibile automatizzare le notifiche da inviare ai clienti o ai responsabili dei vari reparti per informarli dello stato di avanzamento di un ordine o di una lavorazione. Ancora, è possibile automatizzare la creazione di report e newsletter, automatizzare la gestione delle richieste aziendali, ad esempio la richiesta di ferie e permessi, l’invio di una nota spese, la riconciliazione delle fatture, l’invio di preventivi e così via.
Insomma, potremmo sintetizzare il tutto affermando che i compiti sono azioni tese a gestire le varie fasi di un processo per raggiungere un obiettivo specifico, che sia questo interno all’azienda o esterno, ad esempio nell’invio di comunicazioni ai clienti o ai fornitori.
Automazione in incarichi e progetti su Bitrix24
Prendendo in esame il software Bitrix24, è possibile automatizzare i vari incarichi e fornire indicazioni specifiche ai dipendenti e ai collaboratori per la realizzazione del flusso di lavoro. Bitrix24 mette a disposizione un sistema molto facile ed intuitivo per la creazione di incarichi e per la loro assegnazione ai lavoratori, comprendendo una visione complessiva dei progetti e anche un’assegnazione puntuale dei compiti con gli elenchi di controllo. Difatti, basta configurare un flusso e poi assegnarlo ad un collaboratore affinché questo riceva un’automazione completa di un elenco di controllo con tutte le fasi da seguire per portare a termine l’incarico. Tramite la piattaforma, inoltre, è possibile discutere degli incarichi con commenti e fare brainstorming, sia tramite commenti che tramite chat di progetto, così da ottimizzare i vari compiti.
Non manca la possibilità di impostare gli incarichi per gruppi (ad esempio per reparti aziendali) o per singoli individui (dipendenti o collaboratori) e impostare una notifica che informi immediatamente l’interessato, oltre che impostare autorizzazioni personalizzate per la modifica, la delega, la creazione e l’eliminazione degli incarichi. In questo caso, se ci sono incarichi che si ripetono spesso nell’ecosistema aziendale, è possibile risparmiare tempo e fatica creando automaticamente incarichi ripetitivi oppure tramite la creazione di modelli specifici per alcuni incarichi così da poterli richiamare in pochi click.
Inoltre, è possibile impostare dei promemoria specifici così come monitorare il tempo impiegato dal collaboratore o dal gruppo di lavoratori in merito all’incarico. Quest’ultima funzione è ideale per monitorare il livello di efficienza del team e analizzare statistiche e informazioni dettagliate sui tempi aziendali.
Tutto questo si basa sul concetto di RPA, ovvero di automazione robotica dei processi. Si tratta, nel dettaglio, dell’impiego di cosiddetti robot software (ovvero algoritmi personalizzati) per l’esecuzione delle attività ripetitive solitamente eseguite dagli umani. Il lato migliore della RPA è la facilità di configurazione, soprattutto all’interno di Bitrix24, che permette alle aziende di ottimizzare e impostare i propri processi aziendali.
Nel dettaglio, la configurazione di una RPA consiste nell’automazione sequenziale degli elementi, quindi, possiamo vederla come una sorta di builder in cui è possibile creare un processo, gestire le approvazioni e così via. Ad esempio, l’approvazione di un permesso, di una settimana di ferie, di una modifica e via discorrendo. Qualsiasi processo che viene creato in Bitrix24, avrà la struttura di Kanban, cioè quella propria del CRM per la massima familiarità e intuitività. E se nel flusso interno, l’automazione è ideale per gestire incarichi, documenti, ferie, permessi, trasferte, spese e così via, nel CRM può essere usata per effettuare chiamate, inviare newsletter, SMS, e-mail e così via.
I vantaggi dell’automazione, oltre all’eliminazione del rischio di errore umano dovuto alla fretta, alla distrazione o ad una dimenticanza, sono:
- Facilità di configurazione: nessuna abilità di codifica richiesta
- Visualizzazione in dashboard: tutte le fasi del processo sono visualizzate su un’unica dashboard
- Pre-impostazioni: ampia selezione di robot pre-impostati per processi comuni
- Integrazione con smartphone: gestione delle attività principali, delle autorizzazioni, ecc. tramite app per smartphone
Infine, il monitoraggio di un processo aziendale automatizzato è una delle funzioni più utili per chi vuole tenere sotto controllo l’andamento del processo, ad esempio un dirigente, un responsabile o direttamente il capo dell’azienda. È possibile vedere chiaramente in quale fase si trova attualmente il processo mentre si sposta lungo la pipeline fino al suo completamento. Inoltre, se si verificano errori o eventi che bloccano il processo, magari casi eccezionali non preventivati, è possibile agire immediatamente per risolvere manualmente il problema.
Basta semplicemente elencare tutte le fasi che un processo deve attraversare, cosa deve accadere in ciascuna fase e chi è il responsabile, senza alcuna codifica richiesta. Il resto spetta ai robot, i quali possono addirittura avviare un processo al termine di un altro processo in base a regole pianificate e ben impostate, come riferisce Bitrix24.
I processi automatizzati nel CRM di Bitrix24
Nel CRM è possibile creare, personalizzare e automatizzare nuovi elementi per supportare i flussi aziendali. Ad esempio, è possibile automatizzare i flussi quotidiani come l’invio di e-mail e notifiche ai clienti, la creazione di preventivi, fatture e report, l’aggiornamento dello stato dei progetti in pipeline, l’invio di notifiche ai dipendenti e così via. Per funzionare al meglio, le automazioni sfruttano i cosiddetti trigger per spostare lead/affari da una fase all’altra e proseguire nel processo aziendale.
Di particolare rilevanza è la modalità CRM Proattivo presente in Bitrix24 che ricorda automaticamente ai lavoratori le attività pianificate, quelle non completate e quelle urgenti. Questo sistema permette quindi ai dipendenti e ai collaboratori di avere informazioni in tempo reale sulle attività e permette ai dirigenti di monitorare l’efficienza del proprio team con report e KPI delle prestazioni.
L’automazione nella gestione HR con Bitrix24
Molti processi aziendali riguardano i dipendenti, i reparti e i collaboratori e non solo i progetti e i clienti o i fornitori. Per questo, tramite Bitrix24 è possibile gestire al meglio le risorse umane (HR) con regole e automazioni configurate appositamente per la migliore gestione dei flussi aziendali. Ad esempio, l’automazione è perfetta per aiutare i dipendenti a gestire le loro richieste, a indicare la loro presenza al lavoro e per aiutare i responsabili a monitorare come funziona il proprio team, sia in ufficio che da remoto.
Ad esempio, tramite l’automazione con Bitrix24 è possibile timbrare il cartellino, sia in entrata che in uscita, dal PC o dallo smartphone. Ancora, è possibile monitorare il tempo di lavoro dei dipendenti, ricevere rapporti dal proprio team, gestire le presenze aziendali, pianificare al meglio i turni, automatizzare le richieste e i flussi di approvazione di permessi e così via. Nel dettaglio, una delle funzioni più apprezzate è la possibilità di impostare regole automatizzate per la richiesta di ferie e la loro approvazione, la richiesta di acquisti, note spese e via discorrendo.
Piani di Bitrix24, account gratuito e prova gratuita delle funzioni avanzate
Bitrix24 offre un piano gratuito con un numero illimitato di utenti e la possibilità di attivare una prova di 15 giorni, gratuita, per testare tutte le funzionalità incluse nei piani più ricchi e avanzati. Inoltre, in base alle necessità aziendali, è importante sapere che Bitrix24 offre anche una versione self-hosted. In conclusione, in base alle proprie esigenze è possibile personalizzare il servizio per ottenere il massimo dalla piattaforma e migliorare il proprio business.
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Articolo in collaborazione con Bitrix24.
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