Parlare di trasformazione digitale equivale ad affrontare un argomento estremamente ampio e variegato che riflette l’esigenza delle aziende di creare nuovi processi digitali e nuove soluzioni operative per migliorare la produttività, l’organizzazione interna e l’approccio con clienti e fornitori.
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Digitalizzazione e innovazione del panorama aziendale
In questo contesto, infatti, non è fondamentale solo adeguarsi ai tempi che corrono digitalizzando semplicemente le soluzioni esistenti ma anche pensare a come si possono automatizzare processi e operazioni ripetitive, a come si possono integrare più strumenti in uno, a come si può migliorare il lavoro ai dipendenti e ai collaboratori e a come si può rendere più efficace la comunicazione e l’interazione con la clientela o la potenziale clientela.
Ne deriva che, in termini teorici, la trasformazione digitale può assumere proporzioni estremamente differenti in base all’azienda che necessita la trasformazione in oggetto e questo può andare da un minimo impiego di risorse nel caso di piccolissime realtà ad un contesto enormemente più complesso nel caso di grandi aziende. Ad oggi, considerando il legame sempre più stretto del mondo del lavoro con la connessione ad Internet, il cloud, i software, le piattaforme digitali e persino l’intelligenza artificiale, appare chiaro che diventare più digitali e innovare i propri processi aziendali è di vitale importanza per non rimanere indietro in un mondo che si muove in modo estremamente veloce.
Tutte queste tecnologie, infatti, stanno cambiando profondamente, da diversi decenni, il mondo del lavoro e il panorama aziendale mettendo a disposizione strumenti più intuitivi e integrati, più semplici da usare da parte dei dipendenti e strumenti digitali in grado di avvicinare i clienti alle aziende, dalla fase contrattuale a quella di customer care.
Automazione dei processi aziendali
I processi aziendali, infatti, non solo possono essere digitalizzati e ottimizzati per essere facili da gestire, sempre connessi anche per chi non lavora nella sede principale dell’azienda e via discorrendo, ma possono essere anche automatizzati per aiutare le imprese a risparmiare tempo e a ridurre enormemente il rischio di errori. Difatti, sfruttando un sistema di automazione dei processi aziendali, si può creare uno schema ad-hoc con tutte le variabili e le operazioni per ogni singola attività che l’azienda desidera automatizzare così da avere sempre il pieno controllo su ogni fase. Facciamo un esempio semplice e in grado di tradurre tutta la teoria scritta finora in un contesto pratico: un’azienda vuole automatizzare le notifiche da inviare ai clienti per informarli sullo stato di un ordine. Ciò diventa possibile automatizzando un flusso di lavoro che ad un trigger, rappresentato ad esempio dall’accettazione dell’ordine o dalla sua spedizione, invia una e-mail di conferma al cliente e così via. Ma è possibile fare anche molto di più, ad esempio automatizzare l’invio di documentazione interna (note spese, richieste di permessi e così via) o esterna (newsletter, report e via discorrendo), giusto per fare qualche esempio.
I processi che possono essere automatizzati sono tantissimi. In base alle esigenze dell’azienda, infatti, possono essere studiati più automatismi che rendono pratico e facile l’uso di soluzioni digitali integrate. In questo modo, non solo si risparmia tempo, riducendo i processi manuali, ma si semplifica il lavoro per i vari reparti aziendali e si riduce sensibilmente il rischio di errori, sviste e altre imperfezioni che, con un lavoro manuale (soprattutto sotto pressione) possono verificarsi quando a farle è un essere umano e non un computer.
Tra gli strumenti più utili a disposizione delle aziende che vogliono rinnovare i propri processi aziendali, che vogliono automatizzarli e digitalizzarli e che, quindi, vogliono effettuare una vera e propria trasformazione digitale troviamo le piattaforme di gestione degli incarichi e dei progetti, i CRM, il cloud, i calendari e i documenti condivisi, i tool di gestione dei flussi di lavoro e tanto altro. Il mercato offre tantissime soluzioni diverse da poter implementare nel proprio contesto aziendale, chiaramente una volta individuate le esigenze e i prodotti giusti che possano soddisfarle.
Bitrix24: tantissimi strumenti integrati in un solo servizio
Tra questi strumenti, Bitrix24 può essere uno dei più importanti alleati nella trasformazione digitale in quanto integra al suo interno una vastissima gamma di strumenti che, spesso, andrebbero implementati in modo separato. Tra le funzioni principali di Bitrix24 troviamo l’archiviazione e la gestione dei documenti, la gestione di incarichi e progetti, dei flussi di lavoro e di contatti e anagrafiche dei clienti, oltre a funzioni AI e di gestione del personale. Tutti questi strumenti, integrati in una sola piattaforma, possono semplificare di molto il lavoro e possono rendere estremamente efficienti i processi aziendali, automatizzando numerose operazioni e offrendo soluzioni di comunicazione, collaborazione e gestione di ogni aspetto dell’azienda. Prendiamo ad esempio alcuni strumenti offerti da Bitrix24 e analizziamone le potenzialità.
Ogni azienda ha bisogno di documenti e file di vario genere, dai report ai fogli di calcolo, passando per presentazioni, idee e documenti di testo. Gli strumenti di gestione e archiviazione dei documenti integrati in Bitrix24 mettono a disposizione tutto quello che serve per gestire i file e le cartelle, separando anche i contenuti in base ai livelli di autorizzazione così da non rendere tutto visibile a tutti i componenti dell’azienda ma solo ai reparti o ai profili autorizzati. I file possono essere creati e modificati in tempo reale da più utenti grazie alla condivisione: in questo modo, i vari dipendenti e collaboratori che lavorano ad un progetto possono collaborare in modo semplice e veloce. Inoltre, i documenti possono essere anche condivisi esternamente al team, in base alle esigenze aziendali. Sono disponibili anche le integrazioni con Google Docs, Office 365, Google Drive o Dropbox.
Passiamo poi alla gestione interna del lavoro in azienda, ovvero ai progetti e agli incarichi per i vari dipendenti, supervisori, responsabili e così via. Tramite gli strumenti messi a disposizione da Bitrix24, è possibile creare nuovi incarichi, impostarne le date e gli intervalli e personalizzarli in base alle necessità, oltre che monitorare l’andamento dei vari progetti nel loro complesso. È anche possibile specificare il periodo entro il quale deve essere completato ogni incarico così da permettere al sistema di creare una scadenza in automatico. Ancora, Bitrix24 può anche creare automaticamente dei report giornalieri o settimanali per la gestione del lavoro e il monitoraggio dei risultati. Anche gli incarichi stessi possono essere impostati in modo che si ripetano su base periodica ad esempio ogni giorno, settimana, mese e così via. Gli incarichi possono essere creati e gestiti manualmente oppure automaticamente sfruttando l’automazione offerta dal sistema: in questo caso basta un trigger per poter attivare un’automazione, ad esempio per spostare un incarico da una fase all’altra del flusso di lavoro. Grazie alle automazioni, è possibile inviare avvisi su scadenze e promemoria in base allo stato del progetto.
I flussi di lavoro possono essere automatizzati e possono essere gestiti al meglio per poter far passare un documento da una fase all’altra (ad esempio per un’approvazione) oppure inviare e-mail, avvisi e altri promemoria. Ad esempio, con i flussi automatizzati è facilissimo autorizzare, negare o rivedere e modificare una richiesta di ferie, una richiesta di permesso, un rimborso spese, un viaggio di lavoro e così via.
Inoltre, l’automazione presente in Bitrix24 non richiede la conoscenza di codice di programmazione in quanto viene impostata e configurata tutta a livello visivo. Sono anche presenti delle regole standard per iniziare, da poter personalizzare in base alle diverse esigenze aziendali. Fondamentale è sapere che l’automazione è integrata con il CRM e con gli altri strumenti di Bitrix24. Se, per qualche ragione, un processo automatizzato dovesse bloccarsi, ad esempio perchè si verifica una variabile che non era stata prevista in fase di progettazione dell’automazione, è possibile intervenire manualmente e risolvere il problema. In questo modo, con un po’ di lavoro si può anche affinare l’automazione in base alle dinamiche aziendali.
Ancora, grazie al CRM integrato, gestire i clienti, i contatti e le varie fasi di vendita è molto semplice. Bitrix24 permette di gestire ogni contatto al meglio per poter aiutare le aziende a trasformare in affari i vari lead. La piattaforma offre tutti gli strumenti più importanti per l’acquisizione e la gestione dei lead, dai moduli web e e-mail alle campagne social, il tutto pienamente integrato nella dashboard che mostra l’andamento dei vari flussi. Dal CRM si possono effettuare tutte le principali operazioni, fino all’invio di preventivi, fatture, link di pagamento e così via.
Trasformazione digitale: un requisito sempre più importante
Insomma, la trasformazione digitale è uno step imprescindibile per qualsiasi azienda che vuole essere al passo con i tempi e che vuole semplificare e ottimizzare i propri processi, comprendendo anche soluzioni innovative come l’uso dell’AI, dell’automazione e di tutti gli strumenti connessi che abbiamo visto, a partire dalla gestione dei progetti fino ai processi aziendali interni e alla gestione della clientela.
Se volete ottimizzare la vostra attività, vi consigliamo di provare Bitrix24 che offre anche un piano gratuito con numero di utenti illimitati e che mette a disposizione una prova gratuita di 15 giorni per testare tutte le funzionalità incluse nei piani più avanzati. Inoltre, Bitrix24 è disponibile anche in versione self-hosted.
Articolo in collaborazione con Bitrix24.
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